Acordul de prelucrare a datelor

1. Părțile și scopul acordului

Acest acord de prelucrare a datelor („acordul”) este încheiat între comerciant, ca operator, și Vindesto, ca persoană împuternicită (datele noastre sunt mai jos), conform art. 28 din Regulamentul (UE) 2016/679 („RGPD”). Face parte din contractul de servicii format din formularul de comandă și termenii și condițiile platformei, iar în caz de neconcordanță, pentru protecția datelor prevalează acest acord.

Acordul acoperă datele personale pe care le prelucrăm în numele comerciantului ca să-i furnizăm magazinul. Nu acoperă contul Vindesto al fiecărei persoane, agenda de adrese, securitatea platformei și relația noastră contractuală cu comerciantul: pentru acestea Vindesto este operator independent, după politica de confidențialitate.

2. Ce prelucrăm, de ce și cât timp

Natura, scopul, tipurile de date și categoriile de persoane vizate sunt descrise în anexa 1. Prelucrăm datele doar pe durata contractului de servicii și, după încetarea lui, doar cât prevede punctul 6.9 din termeni (export, preluare, ștergere).

3. Instrucțiunile comerciantului

• Prelucrăm datele doar după instrucțiunile documentate ale comerciantului, inclusiv în privința transferurilor în afara Uniunii. Instrucțiunile sunt acest acord, contractul de servicii și ce face comerciantul în panoul magazinului (de exemplu, când confirmă o comandă, blochează un client sau invită pe cineva).
• Dacă legea ne obligă să prelucrăm datele altfel, îl anunțăm pe comerciant înainte, în afară de cazul în care legea ne interzice asta.
• Dacă o instrucțiune ni se pare contrară RGPD, îl anunțăm imediat pe comerciant și o putem suspenda până o confirmă sau o schimbă.
• Nu folosim datele în scopuri proprii, nu le vindem și nu le combinăm cu datele altor magazine.

4. Ce îi revine comerciantului

• Are un temei legal pentru fiecare prelucrare și îi informează pe clienți. Politica de confidențialitate pe care o generăm pentru magazin, completată cu datele firmei din Setări → Legal, îl ajută să facă asta.
• Folosește datele clienților doar pentru comenzile și obligațiile lui legale și le dă acces doar persoanelor din echipă care au nevoie.
• Răspunde la cererile clienților privind datele lor, cu ajutorul nostru (punctul 7).

5. Confidențialitatea

Persoanele din echipa Vindesto care au acces la date s-au angajat să păstreze confidențialitatea sau au această obligație prin lege. Echipa tehnică intră în panoul unui magazin doar ca să ajute, când comerciantul cere sau când e nevoie pentru o problemă tehnică; panoul afișează atunci un banner, iar orice acțiune apare în jurnalul modificărilor magazinului.

6. Securitatea

Aplicăm măsurile tehnice și organizatorice din anexa 2, potrivite riscului (art. 32 RGPD). Le putem îmbunătăți oricând, fără să coborâm nivelul de protecție.

7. Ajutorul pentru cererile persoanelor vizate

Panoul magazinului îi arată comerciantului datele fiecărui client (comenzile, adresele folosite la ele, ultima conectare) și îi permite să-l blocheze sau să-l elimine. Pentru ce nu se poate face din panou, de exemplu un export al datelor unui client, îl ajutăm la cerere, în cel mult 10 zile lucrătoare. Dacă o persoană ni se adresează direct pentru datele unui magazin, îi transmitem cererea comerciantului fără întârziere și nu răspundem în locul lui.

8. Incidentele de securitate

Dacă aflăm de o încălcare a securității datelor magazinului, îl anunțăm pe comerciant fără întârzieri nejustificate și în cel mult 48 de ore, pe e-mailul proprietarilor, cu ce știm: ce s-a întâmplat, ce date și câte persoane sunt afectate, urmările probabile și ce am făcut ca să le limităm. Completăm informațiile pe măsură ce le aflăm. Îl ajutăm pe comerciant să anunțe ANSPDCP și, dacă e cazul, persoanele vizate (art. 33 și 34 RGPD). Îl ajutăm și cu evaluările de impact și consultările ANSPDCP, când sunt necesare (art. 35 și 36).

9. Alți furnizori (persoane împuternicite secundare)

• Comerciantul ne autorizează, în general, să folosim furnizorii din anexa 3.
• Înainte să adăugăm sau să schimbăm un furnizor, îi anunțăm pe proprietarii magazinului pe e-mail, cu cel puțin 30 de zile înainte. Comerciantul se poate opune, din motive întemeiate legate de protecția datelor; dacă nu găsim o soluție, poate rezilia contractul fără costuri înainte de schimbare.
• Fiecare furnizor are, prin contract, aceleași obligații de protecție a datelor ca noi, iar noi răspundem față de comerciant pentru felul în care și le îndeplinește.

10. Transferurile în afara Uniunii

Transferăm date în afara Spațiului Economic European doar cu garanțiile din capitolul V al RGPD. Singurul transfer de acum este către Cloudflare, Inc. (Statele Unite), pe baza Cadrului UE-SUA privind protecția datelor (Decizia (UE) 2023/1795) și a clauzelor contractuale standard (Decizia (UE) 2021/914).

11. La încetarea contractului

La alegerea comerciantului, îi punem la dispoziție toate datele (exportul de la punctul 6.9 din termeni) și apoi le ștergem, sau le ștergem direct. Ștergem datele în cel mult 30 de zile de la sfârșitul perioadei de preluare, în afară de cele pe care legea ne obligă să le păstrăm, și confirmăm ștergerea la cerere.

12. Informații și audit

Îi punem comerciantului la dispoziție informațiile necesare ca să arate că acest acord este respectat: răspunsuri la chestionare, descrierea măsurilor și a furnizorilor. Comerciantul (sau un auditor ales de el, obligat la confidențialitate) poate face un audit cel mult o dată pe an, cu un preaviz de 30 de zile, pe cheltuiala lui și fără să afecteze securitatea sau datele altor magazine; după un incident de securitate, auditul poate fi făcut oricând.

13. Răspunderea și modificările

Răspunderea părților urmează punctul 6.7 din termeni, fără să limiteze răspunderea față de persoanele vizate prevăzută de art. 82 RGPD. Modificările acestui acord le anunțăm pe e-mail proprietarilor cu cel puțin 30 de zile înainte să se aplice; comerciantul se poate opune și, dacă nu ajungem la o înțelegere, poate rezilia contractul fără costuri.

Anexa 1. Detaliile prelucrării

Anexa 2. Măsurile tehnice și organizatorice

• Criptarea în tranzit. Tot traficul folosește HTTPS (TLS), cu certificate emise automat, iar browserele sunt instruite să nu folosească altfel platforma (HSTS, doi ani).
• Conectarea. Fără parole: coduri de 6 cifre trimise pe e-mail, valabile 10 minute, de unică folosință, cu cel mult 5 încercări, doar cel mai nou cod fiind valabil, și limite pentru cererile repetate pe adresă de e-mail și pe adresă IP.
• Sesiunile. Cookie-uri semnate, inaccesibile scripturilor din pagină (HttpOnly), trimise doar prin HTTPS și legate de domeniul pe care s-a făcut conectarea; cookie-ul de sesiune al aplicației este criptat.
• Separarea magazinelor. Fiecare cerere este limitată la datele magazinului căruia îi aparține.
• Controlul accesului. Roluri în fiecare magazin (proprietar, administrator, editor, client), setările doar pentru proprietari și administratori; accesul echipei Vindesto este afișat și înregistrat în jurnalul magazinului.
• Jurnalul modificărilor. Modificările produselor, comenzilor, echipei și setărilor sunt înregistrate, cu autorul și ora, 12 luni.
• Infrastructura. Baza de date și motorul de căutare nu sunt accesibile din internet; serverul este în Uniunea Europeană; fișierele încărcate sunt păstrate în stocarea de obiecte Cloudflare R2.
• E-mailurile. Trimise de pe domeniul vindesto.ro, prin Brevo, cu autentificare SPF și DKIM.
• Copiile de siguranță. Baza de date este copiată în fiecare noapte și înaintea actualizărilor care îi schimbă structura. Copiile sunt criptate pe server, înainte să plece de pe el, și sunt păstrate 30 de zile într-un spațiu de stocare Cloudflare R2 separat, unde nici platforma nu le poate șterge mai devreme; ultimele 7 rămân și pe server. Datele șterse dispar din copii în cel mult 30 de zile. O dată pe săptămână, cea mai nouă copie este restaurată de probă.
• Organizarea. Accesul la server și la date este limitat la echipa tehnică Vindesto, obligată la confidențialitate; incidentele sunt tratate după punctul 8.

Anexa 3. Furnizorii (persoanele împuternicite secundare)